Einleitung
Verträge sichern Budgets, regeln Leistungen und bilden die Grundlage für operative und strategische Entscheidungen. Trotzdem werden sie in vielen Unternehmen noch immer dezentral, manuell und intransparent verwaltet – mit erheblichen Risiken für Effizienz, Compliance und Wirtschaftlichkeit.
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Unternehmen mit der Softwarelösung PMC – Precise Meta Controlling von Virtual Eye ihr Vertragsmanagement professionalisieren – und aus einem oft vernachlässigten Administrationsprozess einen zentralen Steuerungsfaktor machen.
Das Problem: Vertragsverwaltung ohne System
In vielen Unternehmen sehen die Prozesse so aus:
- Verträge liegen verstreut in Dateiablagen, E-Mail-Postfächern oder lokalen Excel-Listen
- Fristen, Beträge, Zuständigkeiten und Vertragsinhalte sind nicht zentral dokumentiert
- Oder sie liegen in Drittsystemen vor, ohne Bezug zum Budget
- Der Zugriff ist abhängig von Personen, Ordnerpfaden oder lokalen Speicherplätzen
- Historien oder Versionen fehlen, Abweichungen sind schwer nachvollziehbar
- Abstimmungen und Prüfprozesse laufen zeitintensiv und manuell
Die Folge: mangelnde Transparenz, hohe Fehleranfälligkeit, riskante Prozesslücken – vor allem bei Audits, Rückstellungen oder regulatorischen Anforderungen wie CSRD, ESG oder § 93 AktG.
Die Lösung: Digitales Vertragsmanagement mit PMC
Mit PMC – Precise Meta Controlling stellt Virtual Eye eine professionelle Lösung bereit, die Vertragsinformationen nicht nur digitalisiert, sondern aktiv in die Unternehmenssteuerung integriert.
Was PMC leistet:
- Zentralisierung aller Vertragsdaten in einer konsistenten, zugriffsgeschützten Datenbank
- Automatisierte Erfassung und Verarbeitung durch standardisierte Templates
- Versionshistorie und Änderungsprotokolle für volle Rückverfolgbarkeit
- Echtzeit-Reporting mit Drill-Down- und Drill-Through-Funktionalität
- Nahtlose Systemintegration, z. B. mit SAP, MS Project, Ivalua und vielen mehr
- Rollenbasierte Zugriffskonzepte für mehr Datensicherheit und Compliance
- Revisionssichere Reports für Controlling, Management und externe Prüfungen
Von der Vertragsakte zum Steuerungsinstrument
PMC nutzt Vertragsdaten nicht nur zur Verwaltung, sondern macht sie operativ nutzbar. So lassen sich:
- geplante und bestellte Leistungen direkt den Budgets zuordnen
- Abweichungen zwischen Forecast und Ist-Werten automatisch erkennen
- Rechnungen kontrolliert prüfen und freigeben („Three-Way-Match“)
- Rückstellungen korrekt berechnen und reporten
Die Informationen aus Verträgen fließen automatisch in die Budgetsteuerung ein – monatlich, quartalsweise oder ad hoc. Das Ergebnis: eine belastbare Entscheidungsbasis, tagesaktuell und nachvollziehbar.
Klassisch vs. digital: Was sich konkret verändert
Ohne PMC:
- Jede Abteilung führt eigene Excel-Listen mit individuellen Formaten
- Vertragsdaten sind fragmentiert, inkonsistent und schwer auffindbar
- Änderungsverläufe müssen manuell dokumentiert oder rekonstruiert werden
- Fehler und Doppelungen durch manuelle Übertragungen sind alltäglich
- Reports müssen aufwendig aus verschiedenen Quellen zusammengesetzt werden
Mit PMC:
- Alle Verträge werden systematisch erfasst und zentral verwaltet
- Jeder Vertragswert ist eindeutig und kontextbezogen zugeordnet (z. B. Projekt, Kostenstelle)
- Versionierung und Zugriffsprotokolle sichern die Nachvollziehbarkeit
- Drill-Down-Funktionen ermöglichen punktgenaue Analysen bis auf Belegebene
- Reports entstehen per Knopfdruck – inklusive Forecast, GAP-Analyse und Rückstellung
Die strategischen Vorteile auf einen Blick
- Effizienz: Deutlich weniger manueller Aufwand und reduzierter Koordinationsbedarf
- Transparenz: Jederzeit vollständiger Überblick über Fristen, Volumina und Verantwortlichkeiten
- Sicherheit: Einhaltung von regulatorischen Vorgaben durch strukturierte, nachvollziehbare Prozesse
- Datengestützte Steuerung: Verträge als valide Grundlage für Forecasts, Budgetvergleiche und Audits
- Wirtschaftlichkeit: Geringere Verwaltungskosten, weniger Fehlbuchungen, schneller ROI
Fazit: Struktur schlägt Chaos
Digitales Vertragsmanagement ist keine Kür – es ist ein Muss für jede Organisation, die mit belastbaren Zahlen arbeiten will. Mit PMC lassen sich Verträge nicht nur besser verwalten, sondern systematisch in Prozesse integrieren. Der Effekt: mehr Kontrolle, mehr Transparenz, mehr Zeit fürs Wesentliche.
Nächster Schritt: PMC kennenlernen
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