Häufige Fragen

Frequently Asked Questions

Welche Nachteile können mit dem Tool behoben werden?

• Das Tool besitzt tagesaktuelle Daten und dient als Datenbank. Dadurch können Ad-Hoc-Reports mit Echtzeitdaten erstellt werden, die das Management anfordert.
• Das Management hat mit dem Ad-Hoc-Report sofort eine Entscheidungsgrundlage vorliegen.
• Des Weiteren hat das Management eine komplette, standardisierte Vertragssicht, indem die Verträge in dem Tool abgebildet sind.
• Durch die Drill-Down- und Drill-Through-Funktionen können tiefere Datenstrukturen aufgesucht werden.
• Die Eingabe erfolgt mit einer standardisierten Vorlage.
• Des Weiteren können die bestellten Güter automatisch der Planstelle direkt zugeordnet werden.
• Es ist kein manueller Übertrag in eine Excel-Liste mehr erforderlich.
• Durch die automatisierte Zuordnung können Fehler vermieden und der Einfluss des Risikofaktors Mensch reduziert werden.
• Außerdem kann die Rückverfolgbarkeit gewährleistet werden.

Was sind die Anforderungen Ihrer Kunden an das Tool?

• Die Verträge sollten aktiv erfasst und zentral gemanaget werden. Das beinhaltet die Aufnahme aller erforderlichen Parameter in ein zentrales Tool und Schnittstellen zu anderen Komponenten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Vertragsmanagement das Fundament des Tools abbildet.
• Das Tool sollte außerdem einen ganzheitlichen Überblick über alle Rechnungen geben. Das beinhaltet das Auffinden der Rechnungsdaten, die Rechnungsprüfung anhand der strukturierten Daten und das Errichten von Schnittstellen zu anderen Komponenten wie z.B. SAP.
• Allerdings wird erst durch die Grundlage des Vertragsmanagements die Rechnungsprüfung durch Dritte möglich. Das Budget sollte aktiv anhand von Vertragsplanung und Bestellfreigaben gesteuert und zentral in den Fachbereichen gemanaget werden können.
• Das beinhaltet die aktuellen Kosten, wobei dort zwischen erhaltenen Gütern, die bereits bezahlt wurden und noch nicht bezahlten unterschieden wird. Des Weiteren umfasst es den „Forecast to complete“, womit auf Basis von Echtzeitdaten gesagt werden kann, was sich die Abteilung morgen noch leisten kann und was nicht.
• Es sollten darüber hinaus auch standardisierte und freie Reports erstellt werden können. Standardisierte Reports sind für Rückstellungen gedacht, die an die Accounting-Abteilung verschickt werden. Bei freien Reports können die Kosten der jeweiligen Hauptkostenstelle ursache-wirkungsbezogen zugeordnet und anschließend übersichtlich dargestellt werden. Somit können die Verträge nach Abteilungen und Kosten aufgeteilt und anschließend mehrdimensional angezeigt werden.
• Die Budgets und Rechnungsbeträge der Nebenkostenstellen müssen kumuliert und aggregiert dargestellt werden können, wobei die Möglichkeit z.B. bei Abweichungen gegeben sein sollte, dass Details aufgezeigt werden können.

Wie läuft die Budgetplanung im Tool ab?

• Auf der Landingpage ist das jeweilige Team oder Projekt vorzufinden.
• Anschließend kann in den sogenannten Dispatcher gewechselt werden, in welchem die Planung für das nächste Jahr erfasst wird und die Aktivitäten gesteuert werden können.
• Darüber hinaus existieren Schnittstellen z.B. zum Procurement-System, zum Accounting-System und zum Projektmanagementtool. Aus diesen Systemen wird ein Bericht mit den für die Budgetplanung erforderlichen Daten in das Tool importiert (online oder auch als offline-Schnittstelle)
• Dritt-System der verschiedenen Ableitungen wie Einkauf z.B. Ariba, IBX, Ivalua, zum Accounting-System z.B. SAP oder Datev und zum Projektmanagementtool MS-Project, Clarity oder Ähnlichem.

Was ist der Nutzen der Budgetplanung im Tool im Gegensatz zur bisherigen Budgetplanung?

• Es kombiniert Daten von Drittsystemen, mit denen das Tool zusammenarbeitet. Es ist im Gegensatz zur herkömmlichen Budgetplanung standardisiert. Meistens ist es so, dass jede Abteilung seine eigene Planungsvorlage erstellt.
• Durch das Tool gibt es keine verschiedenen Excel-Listen und -versionen mit unterschiedlichen Daten mehr und der Review-Aufwand wird reduziert, da die Daten in einer einzigen Datenbank festgeschrieben sind.
• Dadurch hat jede Abteilung den gleichen Datenstand, da keine verschiedenen Excel-Tabellen bestehen. Dies wird auch Single-Point of Truth genannt.
• Durch die Reduktion von Review-Aufgaben und den Wegfall des Zusammensuchens von Daten und Dokumenten findet ein Transfer von nicht wertschöpfender Arbeit in wertschöpfende Arbeit statt.
• Außerdem können die Vertragsinformationen und -kosten auf die jeweiligen Monate und Jahre aufgeteilt werden. Dies würde in Excel viel Handarbeit erfordern und wird daher in der Praxis nicht gemacht.
• Außerdem kann bei der Budgetplanung im Tool nachgeprüft werden, wer das Budget wann geändert hat und was der vorherige Wert war.

Wie läuft die Budgetsteuerung im Tool ab?

• Im Steering-Board existieren die Komponenten des Cockpits, des Report-Generators und der Analyse. Mit BI-Technologie kann der Finanzexperte die verschiedenen Informationen betrachten und daraus Handlungen ableiten.
• Aus dem fortlaufenden Wareneingang und den Bezeichnungen „services or goods received not paid yet“ und „services or goods received paid yet“ kann analysiert werden, welche Rechnungen bereits bezahlt sind und welche noch auf die Abteilungen zukommen werden.

Was ist der Nutzen der Budgetsteuerung im Tool im Gegensatz zur Herkömmlichen?

• Die bestellten Güter können automatisiert direkt der Planstelle verursachergerecht zugeordnet werden.
• Durch die Bestellnummer aus dem Procurement-System kann der Finanzexperte direkt überblicken, welche Kosten in Zukunft noch auf ihn zukommen werden.
• Erhält die Abteilung eine Rechnung, kann diese direkt der jeweiligen Planstelle und der Bestellung zugeordnet und nach einigen Genehmigungsschritten im P2P Prozess (Procurement-to-pay) automatisiert bezahlt werden.
• Beim sogenannten „Three-Way-Match“ wird der Wareneingang bestätigt, die Rechnung eingelesen und danach die Bestellung mit dem jeweiligen Betrag, der Wareneingang mit der Bestellnummer und die Rechnung mit Bestellnummer und Betrag verglichen. Wurde die Rechnung für korrekt befunden und die Rechnungsfreigabe bestätigt, wird diese automatisch bezahlt.
• Der Finanzexperte kann durch die Funktion „Drill-Down“ auch detaillierte Ebenen einsehen

Wie läuft die Budgetkontrolle im Tool ab?

• Zuerst wird zwischen einem User Interface und einem Report unterschieden. Das User Interface ist für die interne Kontrolle gedacht, die Reports sind an das Management gerichtet.
• Aus jedem User Interface kann ein Report erstellt werden. Außerdem können vergangene Forecasts und historische Daten nachgeschaut und analysiert werden.
• Beispielsweise wird beim „Full-Spent-View“ die Planung aus dem Ressourcenplan mit dem Wareneingang („Goods received“) und den bereits eingegangenen Rechnungen verglichen. So kann der Finanzexperte jederzeit überprüfen, bei welchem Gütereingang noch keine Rechnung eingegangen ist oder die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.
• Ähnlich verhält es sich beim „Invoice-Review“, bei dem neben dem Erhalt der Rechnungen überprüft wird, ob ein Wareneingang bereits erfolgt ist oder nicht. Dadurch kann der Finanzexperte kontrollieren, ob die Bestellung rechtmäßig von ihm ausgelöst wurde oder versehentlich ihm zugeordnet wurde. Des Weiteren kann geschaut werden, ob nur Rechnungen bezahlt wurden, die eine PO-Nummer haben oder ob alle Rechnungen ohne
  zusätzliche Kontrolle bezahlt wurden.

Was ist der Nutzen der Budgetkontrolle im Tool im Gegensatz zur Budgetkontrolle Ohne?

• Jetzt gibt es Excel-Listen ohne aktive Kontrolle, da nicht ersichtlich ist, auf welchen Rechnungsgrundlagen bestimmte Daten beruhen. Im „Invoice Review“ ist jetzt ersichtlich, ob eine Rechnung eine PO-Nummer erhielt oder nicht. Anschließend kann aktiv nachverfolgt werden, wer diese Bestellung beauftragt hat und wie diese Kosten zustande kommen.
• Bei der Budgetkontrolle in Excel müssen die Daten manuell zugeordnet werden, wobei dort durch den Risikofaktor Mensch und die begrenzten technischen Möglichkeiten von Excel leicht Fehler entstehen können. Durch die manuelle Zuordnung von Rechnungsdaten zu Plandaten sind keine Echtzeitdaten vorhanden, sondern nur die Daten, die im Laufe des Monats angefallen sind. Dadurch ist die Erstellung von aktiven Reports mit sehr hohem Aufwand verbunden, welcher am nächsten Tag nicht mehr aktuell sein kann.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Umsetzung der Anforderungen?

• Der Ende-zu-Ende-Prozess beginnt mit der Vergabe der Budgets, über die Planung zur initialen Bedarfsanforderung und endet mit der Bezahlung und Verbuchung der Lieferantenrechnung.
• Vielen Mitarbeitern fällt generell schwer den Ende-zu-Ende-Prozess ganzheitlich zu verstehen und zu begreifen.
• Aktuell herrscht oft noch ein Silo-Denken in den Abteilungen. Jeder Abteilungsleiter denkt nur an seine Abteilungen und nicht an die Schnittstellen der Anwendungen um einen automatischen Datentransfer zu gewährleisten, wodurch es oft Prozessbrüche in dem Ende-zu-Ende-Prozess gibt.
• Die Abteilungsleiter optimieren oft nur in ihren Bereichen und sehen daher nicht die Auswirkungen auf den Gesamt-Prozess.

Welche Kosten müssen bei der Implementierung des Tools berücksichtigt werden?

• Es wird eine Basissoftware für das Linien- und/oder Projektbudget gekauft.
• Anschließend können verschiedene Module (z.B. Delivery Tracking, Ressourcenmanagement) optional dazu bestellt werden. Diese werden den Erwartungen des Managements entsprechend individuell angepasst.
• Für die Nutzung des Tools sind Lizenzen erforderlich. Diese müssen noch extra erworben werden.
• Des Weiteren wird noch ein Wartungs- und Service-Vertrag für den Second- und Third-Level-Support geschlossen. Zusätzlich wird eine Governance angeboten, welche in Kombination mit dem Servicevertrag erworben werden muss. Dieses Prüforgan, welches regelmäßige Gespräche mit den Finanzexperten über die Prozessabläufe sowie die Validität der Daten beinhaltet ist elementar für das festigen der Datenqualität. Beispiele der Gesprächsthemen sind der Wareneingang sowie der Import der Timesheets und Rechnungen. Außerdem können so Wissenslücken erkannt und die Mitarbeiter oder die IT-Coaches in verschiedenen Trainingseinheiten von dem Dienstleister geschult werden.

Welcher Nutzen ensteht bei der Implementierung des Tools?

• Neben dem ökonomischen Nutzen entstehen noch ein qualitativer und ein produktiver Nutzen durch die Implementierung des Tools.
• Aus ökonomischer Sicht werden sich in Zukunft nur noch zwei Mitarbeiter um das gesamte Budgetmanagement in der IT kümmern, anstatt 20 Budgetverantwortliche aus unterschiedlichen IT-Abteilungen. Dadurch können die frei gewordenen Kapazitäten in andere Arbeiten investiert werden.
• Aus qualitativer Sicht kann die Datenqualität durch Schnittstellen verbessert werden, indem Daten aus verschiedenen Anwendungen kombiniert und automatisiert ursache-wirkungsbezogen zugeordnet werden.
• Die Datenqualität kann auch durch die vorhandenen Online-Schnittstellen sichergestellt werden, da dann keine Prozessbrüche mehr vorliegen, ein automatisierter Datentransfer gewährleistet und der Risikofaktor Mensch reduziert werden kann.
• Außerdem speichert das Tool durch die Schnittstellen die Daten in Echtzeit in einem Tool und bereitet die validierten bzw. geprüften Daten transparent in den User Interfaces auf.
• Des Weiteren kann die Produktivität durch standardisierte Prozesse und Vorgaben gesteigert werden, indem die Komplexität reduziert wird. Vorher gab es in jeder Abteilung verschiedene Excel-Listen, die unterschiedlich aufgebaut waren.

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