Einleitung: Warum traditionelle Controlling-Ansätze heute nicht mehr ausreichen
In vielen Unternehmen gehört die Arbeit mit Excel-Tabellen noch immer zum Standardrepertoire im Finanz- und Projektcontrolling. Doch was jahrzehntelang als flexibel galt, wird heute zur Belastung: Zahlendreher, Versionskonflikte, manuelle Aggregationen und unklare Verantwortlichkeiten führen nicht nur zu fehlerhaften Berichten, sondern auch zu gravierenden Fehlentscheidungen.
Gerade in Großkonzernen und großen Mittelständlern, wo Entscheidungen millionenschwere Budgets betreffen, ist diese Fehleranfälligkeit ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Und dennoch: Viele Organisationen verlassen sich weiterhin auf manuelle Prozesse – und unterschätzen die versteckten Kosten dieser Arbeitsweise.
Die Lösung? Automatisierung. Genauer gesagt: Precise Meta Controlling (PMC) – die Softwarelösung der Virtual Eye GmbH.
Die typischen Fehlerquellen im klassischen Controlling
- Fehlende Datenintegrität
Daten werden manuell in Excel übertragen, ohne technische Prüfmechanismen. Das Ergebnis: Versionskonflikte, doppelte Einträge und nicht nachvollziehbare Abweichungen.
- Keine Transparenz
Unterschiedliche Abteilungen arbeiten mit abweichenden Datenständen – ein „Single Point of Truth“ fehlt. Entscheidungen basieren nicht auf aktuellen Zahlen, sondern auf teils veralteten Informationen.
- Manuelle Abhängigkeiten
Die Verknüpfung von Budgetplanung, Beschaffung, Rechnungsprüfung und Forecasting erfolgt händisch – oft ohne durchgängige Kontrolle oder Nachvollziehbarkeit.
- Hoher Zeitaufwand
Das Zusammentragen der relevanten Daten, deren Konsolidierung und das Erstellen von Reports dauert häufig Tage – mit dem Ergebnis, dass die Daten bereits veraltet sind, bevor die Entscheidung getroffen wird.
Automatisierte Controllingprozesse mit PMC: Effizienz trifft Sicherheit
Mit PMC – Precise Meta Controlling hat Virtual Eye eine Plattform entwickelt, die Controlling-Prozesse nicht nur beschleunigt, sondern auch auf ein neues Sicherheits- und Qualitätsniveau hebt. Die Software ersetzt Excel-basierte Workflows durch automatisierte, nachvollziehbare und zentralisierte Prozesse.
Wesentliche Funktionen von PMC:
- Zentrale Datenverwaltung: Konsolidierung aller Finanzdaten in einer einzigen Plattform.
- Automatisierte Datenintegration: Nahtlose Einbindung von SAP, MS Project, Ivalua, Ariba & Co.
- Echtzeit-Reporting: Dashboards, Forecasts und GAP-Analysen auf Knopfdruck.
- Drill-Down-Funktion: Analyse bis auf Einzelbelegebene – für vollständige Transparenz.
- Vertragsbasiertes Budgetmanagement: Verknüpfung von Budgets mit Vertragsgrundlagen als Fundament für Steuerung, Compliance und Reporting.
- Auditfähigkeit & Compliance: Vollständige Revisionssicherheit, Datenhistorie und regulatorische Nachvollziehbarkeit – inkl. Unterstützung von CSRD und ESG-Anforderungen.
Mehr Sicherheit, bessere Entscheidungen: Ihre Vorteile im Überblick
Die Einführung von PMC – Precise Meta Controlling bietet eine Vielzahl an Vorteilen, die weit über reine Zeitersparnis hinausgehen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Nutzen konkret beschrieben:
- Reduktion von Fehlerquellen
Manuelle Eingaben gehören der Vergangenheit an: Automatisierte Workflows ersetzen fehleranfällige Prozesse und sorgen für konsistente, valide Daten in allen Berichts- und Steuerungsstrukturen.
- Validierte Entscheidungsgrundlagen
Mit Echtzeitdaten aus verschiedenen Quellsystemen liefert PMC eine belastbare Informationsbasis für fundierte Entscheidungen – präzise, aktuell und nachvollziehbar.
- Steigerung der Produktivität
Indem repetitive Aufgaben entfallen, können sich Fachkräfte auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren – etwa auf Analysen, Forecasts oder strategische Planung. Das erhöht nicht nur die Effektivität, sondern auch die Zufriedenheit im Team.
- Compliance und Revisionssicherheit
Jede Zahl, jede Änderung, jeder Report ist dokumentiert und rückverfolgbar. PMC erfüllt höchste Anforderungen an Governance, Auditfähigkeit und regulatorische Nachweise – inklusive Unterstützung für CSRD- und ESG-konformes Reporting.
- Hohe Skalierbarkeit
PMC passt sich Ihrem Unternehmen an – ob als Lösung für eine Abteilung oder als zentrale Plattform für konzernweites Projekt- und Budgetcontrolling. Die Architektur erlaubt stufenweises Wachstum ohne Systembruch.
Praxisnutzen: Vom manuellen Chaos zur automatisierten Präzision
Praxisbeispiel: In einem Unternehmen mit über 20 Budgetverantwortlichen konnte das gesamte Budgetcontrolling durch die Einführung von PMC mit nur zwei Personen effizient abgebildet werden. Prozesse wurden automatisiert, Daten zentral erfasst und Auswertungen stark beschleunigt. Die Datenqualität verbesserte sich messbar, das Berichtswesen erfüllte erstmals alle Anforderungen von Vorstand, Revision und Accounting – bei deutlich geringerem Zeitaufwand.
Forecasts, Auswertungen und Freigaben können nun in Minuten statt in Wochen erstellt werden – ein klarer Gewinn an Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.
Besonders hervorzuheben:
Die eingesetzten Fachkräfte waren bereits im Unternehmen tätig bislang jedoch primär in unterstützenden Funktionen. Mit PMC konnten ihre Kompetenzen gezielt in anspruchsvollere Aufgaben überführt werden – ein klarer Mehrwert für Effizienz und Qualität.
Empfehlung zur Skalierung:
Der Betrieb ist grundsätzlich auch mit einer qualifizierten Person möglich. Für Ausfallsicherheit und nachhaltige Resilienz empfehlen wir jedoch die Besetzung mit zwei Mitarbeitenden.
Fazit: Fehlerfreiheit im Controlling ist kein Zufall – sie ist automatisierbar
Wer sein Controlling heute noch manuell organisiert, riskiert mehr als nur operative Ineffizienz. In Zeiten steigender regulatorischer Anforderungen, wachsenden Budgetdrucks und globaler Projektportfolios ist Automatisierung kein technisches Detail – sondern eine strategische Notwendigkeit.
Mit PMC – Precise Meta Controlling bietet Virtual Eye eine Lösung, die Fehlerquellen konsequent ausschaltet, Prozesse beschleunigt und das Vertrauen in Ihre Zahlenbasis dauerhaft stärkt. Damit Ihre Finanzentscheider Entscheidungen treffen können, die auf Fakten beruhen – nicht auf Bauchgefühl.
Jetzt handeln: Ihre Controlling-Zukunft ist nur einen Klick entfernt
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sondern Kapazitäten freisetzen und Ihre Organisation auf das nächste Level heben.
