Einleitung
Projektbudgets steuern heißt: Zusammenhänge erkennen – nicht nur Kennzahlen ablesen. Wer allein auf Standard-Reports vertraut, sieht vielleicht, dass etwas aus dem Ruder läuft – aber nicht, warum. In Zeiten von ESG-Vorgaben, knappen Budgets und komplexen Projektlandschaften braucht es mehr als Zahlenreihen. Es braucht kontextuelle Transparenz – und genau hier kommen Drill-Down und Drill-Through ins Spiel.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die Analysefunktionen von PMC – Precise Meta Controlling es ermöglichen, Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge direkt aus dem operativen Prozess heraus aufzudecken. Für CFOs, Controller und Projektleiter bedeutet das: fundierte Entscheidungen in Echtzeit statt monatelanger Abstimmungen mit halbgaren Daten.
Warum klassisches Reporting nicht mehr ausreicht
Ein Monatsbericht sagt: „Projekt A liegt 14 % über Plan.“ Das ist korrekt – aber in der Praxis nutzlos, solange nicht klar ist, woher diese Abweichung stammt. Was fehlt, ist der Zugriff auf die Details: Welche Bestellung? Welcher Lieferant? Welcher Genehmigungsprozess?
Ohne diese Tiefe bleibt jede Entscheidung spekulativ. Genau an dieser Stelle setzen moderne Analyseansätze wie Drill-Down und Drill-Through an.
Was ist Drill-Down?
Drill-Down beschreibt die Möglichkeit, von einer aggregierten Kennzahl schrittweise in immer detailliertere Datenebenen zu navigieren. Ausgehend von einem Gesamtwert – z. B. den IT-Kosten eines Quartals – können Sie sich innerhalb weniger Sekunden durch folgende Ebenen bewegen:
- IT-Kosten nach Abteilungen
- IT-Kosten nach Kostenarten
- IT-Kosten auf Einzelbelegebene (z. B. Dienstleister X, Hardwareauftrag Y)
- Mit Zeitstempel, verantwortlicher Person und PO-Nummer
Ziel: Verstehen, was genau die Abweichung verursacht hat. Schnell, strukturiert, nachvollziehbar.
Was ist Drill-Through?
Drill-Through ermöglicht den Sprung in angebundene Systeme wie SAP, Ivalua oder MS Project – direkt aus dem Bericht heraus. Ein Beispiel:
- Sie entdecken eine signifikante Budgetabweichung im PMC-Dashboard.
- Mit einem Klick landen Sie im Modul „Gesamtausgaben“ mit Daten aus Ihrem ERP-Systems.
- Dort sehen Sie sofort die vollständige Bestellhistorie, den verknüpften Wareneingang sowie den aktuellen Zahlungsstatus.
Ziel: Verstehen, woher die Daten kommen – systemübergreifend, ohne Medienbrüche oder manuelle Abfragen.
Was Unternehmen wirklich gewinnen
- Entscheidungsreife Daten statt isolierter Kennzahlen
Drill-Down und Drill-Through liefern nicht nur Einblicke, sondern Erkenntnisse. Abweichungen werden nicht mehr verwaltet – sie werden verstanden und gelöst. Entscheidungen basieren auf belastbaren Daten.
- Volle Nachvollziehbarkeit und Compliance
Mit wenigen Klicks sind Verträge, Buchungen und Zahlungsvorgänge transparent einsehbar – inklusive Genehmigungsschritte und Verarbeitungsstatus. Audit-Sicherheit ist damit integraler Bestandteil der Analyse.
- Deutlich schnellere Reaktionsfähigkeit
Was früher Tage oder Wochen dauerte – z. B. das Zusammenstellen von Forecast-Daten aus mehreren Abteilungen – ist heute in Minuten erledigt. PMC bringt Echtzeitdaten dorthin, wo sie gebraucht werden: in die Hände der Entscheider.
PMC: Drill-Funktionen direkt integriert in Ihre Steuerungsplattform
Die Softwarelösung PMC – Precise Meta Controlling wurde entwickelt, um alle relevanten Datenquellen eines Unternehmens an einem Ort zusammenzuführen. Drill-Down und Drill-Through sind dabei nicht nur Zusatzfunktionen, sondern zentrale Bestandteile der Plattform:
- Zentrale Datenhaltung mit Single Point of Truth
- Nahtlose Schnittstellen zu Dritt-Systemen (SAP, Ivalua, Ariba, MS Project etc.)
- Automatisiertes, standardisiertes Reporting (z. B. für Rückstellungen oder Forecasts)
- Revisionssichere Darstellung aller Datenflüsse
Ob On-Prem oder in der Azure Cloud: PMC passt sich Ihrer Infrastruktur an – sicher, skalierbar, sofort einsatzbereit.
Konkrete Einsatzszenarien aus der Praxis
Fall 1: Rechnungsprüfung
Ein Finanzcontroller erkennt eine Budgetüberschreitung. Drill-Through führt direkt zum zugehörigen Vertrag, der Bestellung und dem Wareneingang. Eine doppelte Buchung wird in Sekunden identifiziert.
Fall 2: Forecast-Konsolidierung
Drill-Down erlaubt es, von der globalen Planposition bis zur verantwortlichen Teamzuordnung vorzudringen. Planungslücken werden klar sichtbar – und sofort adressierbar.
Fall 3: Risikoanalyse
Durch gezieltes Durchdringen der Datenstruktur können Verträge mit Auslaufdatum, kritische Abweichungen und ungeplante Mehrkosten frühzeitig erkannt und gesteuert werden.
Fazit: Tiefe statt Oberfläche – mit Drill-Logik steuern statt nur berichten
In der komplexen Welt der Budget- und Projektsteuerung sind Zahlen ohne Kontext ein Risikofaktor. Drill-Down und Drill-Through bieten den Zugang zur Ebene, auf der echte Steuerung beginnt: bei den Ursachen, nicht den Symptomen.
PMC – Precise Meta Controlling bringt diese Logik in Ihre tägliche Arbeit – integriert, nachvollziehbar, sofort nutzbar.
Interesse geweckt? Jetzt live erleben.
Entdecken Sie, wie Drill-Funktionen Ihre Entscheidungsqualität verbessern können.
Vereinbaren Sie jetzt ein kostenfreies Erstgepräch und erleben Sie, wie PMC auch Ihre Prozesse vereinfacht und Ihre Steuerung professionalisiert.
